Tjenestevilkår

Parter

Leverandøren

Virksomhed

SA Solutions ApS

CVR-nummer

46347137

Adresse

Assensvej 11, Roskilde

E-mail

info@sasolutions.dk

Telefon

+45 42 25 01 42

Kunden

Den virksomhed, der opretter et abonnement på smartreceptionist.dk, som identificeret ved virksomhedsnavn, CVR og kontaktoplysninger angivet ved oprettelsen.

Leverandøren og Kunden benævnes hver for sig en "Part" og samlet "Parterne".

1. Aftalens omfang

1.1 Vilkårene regulerer Kundens brug af SmartReceptionist (herefter "Tjenesten"), en platform til automatiseret håndtering af missede opkald og kundekommunikation for erhvervsdrivende. Tjenestens præcise funktioner afhænger af den valgte plan og fremgår af den til enhver tid gældende produktbeskrivelse på smartreceptionist.dk.

1.2 Følgende dokumenter udgør samlet aftalen mellem Parterne:

• Disse Tjenestevilkår
• Databehandleraftalen (DPA)
• Privatlivspolitikken
• Den til enhver tid gældende prisliste og produktbeskrivelse på smartreceptionist.dk

1.3 Ved uoverensstemmelse har Databehandleraftalen forrang for spørgsmål om behandling af personoplysninger. I øvrigt har disse Tjenestevilkår forrang.

1.4 Tjenesten leveres kun til erhvervsdrivende. Forbrugere kan ikke oprette abonnement.

2. Beskrivelse af Tjenesten

2.1 Tjenestens funktioner afhænger af den valgte plan og fremgår af den til enhver tid gældende produktbeskrivelse på smartreceptionist.dk. Funktioner kan omfatte:

• Automatisk registrering af missede opkald til Kundens tilknyttede erhvervsnummer
• AI-genererede SMS-svar til den ringende slutkunde (Otto)
• SMS-baseret dialog med slutkunden med henblik på at kvalificere henvendelsen, indhente relevant information og eventuelt aftale opfølgning
• Registrering af henvendelser som leads i Kundens dashboard på smartreceptionist.dk
• Notifikation til Kunden om nye henvendelser

2.2 Tjenesten er tekst-baseret. Otto foretager ikke tale- eller lydoptagelser.

2.3 For planer der inkluderer AI-genererede svar (Otto), gælder at Otto er en AI-model, og de genererede svar er sandsynlighedsbaserede. Leverandøren garanterer ikke, at hvert enkelt svar er korrekt, komplet eller egnet til enhver situation. Kunden er selv ansvarlig for at gennemgå væsentlige henvendelser og for at træffe endelige beslutninger baseret på Tjenestens output.

2.4 Leverandøren udvikler Tjenesten løbende. Nye funktioner kan tilføjes, eksisterende funktioner kan ændres eller udgå, forudsat at Tjenestens kerneværdi opretholdes.

2.5 Enkelte funktioner kan mærkes som "beta" eller "preview". Sådanne funktioner leveres "som de er" uden garanti for stabilitet, og kan ændres eller fjernes uden varsel.

3. Oprettelse og adgang

3.1 Kunden opretter et abonnement ved at gennemføre sign-up flowet på smartreceptionist.dk og acceptere disse Vilkår samt Databehandleraftalen.

3.2 Kunden er ansvarlig for, at oplysningerne givet ved oprettelse er korrekte og opdaterede.

3.3 Kunden er ansvarlig for at holde login-oplysninger fortrolige og for al aktivitet, der foretages under Kundens konto. Mistanke om uautoriseret adgang skal straks meddeles Leverandøren.

3.4 Adgang til Tjenesten er personlig for Kundens virksomhed og må ikke videresælges, viderelicenseres eller stilles til rådighed for tredjepart uden Leverandørens skriftlige samtykke.

4. Priser og betaling

4.1 Abonnementet er et fast månedligt abonnement til den pris, der fremgår af Kundens ordrebekræftelse og af den til enhver tid gældende prisliste på smartreceptionist.dk. Alle priser er ekskl. moms.

4.2 Betaling sker forudbetalt månedligt via betalingskort. Kunden autoriserer Leverandøren (eller Leverandørens betalingsudbyder, f.eks. Stripe) til at trække abonnementsbeløbet ved hver fornyelsesdato.

4.3 Ved manglende betaling (f.eks. udløbet kort eller manglende dækning) forsøger Leverandøren opkrævning igen inden for rimelig tid. Er betaling ikke gennemført senest 10 dage efter forfald, kan Leverandøren suspendere Tjenesten. Ved fortsat manglende betaling efter yderligere 20 dage kan Leverandøren opsige abonnementet.

4.4 Leverandøren kan justere priserne med 30 dages skriftligt varsel. Væsentlige prisstigninger (mere end 10 % pr. år) giver Kunden ret til at opsige abonnementet med virkning fra ikrafttrædelsen, uden yderligere omkostninger.

4.5 Onboarding er inkluderet i abonnementet, medmindre andet fremgår af Kundens ordrebekræftelse.

4.6 Leverandøren kan tilbyde tidsbegrænsede gratis prøveperioder efter aftale. Vilkår for prøveperioder fremgår af det konkrete tilbud. Ved prøveperiodens udløb overgår Kunden automatisk til betalt abonnement, medmindre Kunden har opsagt inden udløb.

5. Fair use

5.1 Abonnementet omfatter brug op til en fair use-grænse, der afhænger af den valgte plan. De konkrete grænser for SMS-beskeder, AI-genererede svar og modtagne henvendelser pr. måned fremgår af den til enhver tid gældende produktbeskrivelse på smartreceptionist.dk.

5.2 Fair use-grænserne er sat højt nok til at dække sædvanlig brug for en dansk SMB. Ved forbrug der overstiger grænsen, kontakter Leverandøren Kunden med henblik på opgradering til en større pakke eller aftale om overforbrug.

5.3 Ved gentagen eller væsentlig overskridelse uden aftale kan Leverandøren fakturere for overforbrug til gældende overforbrugssatser og/eller begrænse Tjenesten indtil aftale er indgået.

6. Kundens forpligtelser og ansvar

6.1 Kunden er selvstændig dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles gennem Tjenesten, og er ansvarlig for at have et gyldigt retsgrundlag for kommunikation med sine slutkunder, herunder:

• Overholdelse af markedsføringsloven, særligt § 10 om elektronisk henvendelse (spam-forbud)
• Overholdelse af GDPR i forhold til slutkunder
• Fornødent samtykke, hvor det er påkrævet
• Korrekt information til slutkunder om, at kommunikationen håndteres via en AI-assistent, hvor dette er relevant

6.2 Kunden er ansvarlig for indholdet af de instrukser, prompts, virksomhedsoplysninger, priser, tilbud og øvrige oplysninger, som Kunden konfigurerer i Tjenesten, og som Otto anvender som grundlag for sine svar.

6.3 Kunden holder Leverandøren skadesløs for krav fra tredjepart (herunder slutkunder, myndigheder og Forbrugerombudsmanden), der skyldes Kundens manglende overholdelse af pkt. 6.1 eller 6.2.

6.4 Kunden må ikke bruge Tjenesten til:

• Voksenindhold, seksuelt indhold eller indhold rettet mod mindreårige i seksuel kontekst
• Ulovlig aktivitet, herunder bedrageri, hvidvask eller trusler
• Chikane, hadefuld tale eller diskrimination
• Uopfordret masseudsendelse af SMS uden retsgrundlag (spam)
• Politisk kampagneførelse, medmindre særligt aftalt
• Salg af regulerede produkter uden fornødne tilladelser (f.eks. receptpligtig medicin, våben, tobak til mindreårige)
• Efterligning af andre personer eller virksomheder
• Forsøg på at omgå tekniske begrænsninger, reverse-engineere Tjenesten eller foretage sikkerhedstests uden Leverandørens skriftlige samtykke
• Automatiseret dataudtræk (scraping) af Tjenesten ud over almindelig API-brug

6.5 Overtrædelse af pkt. 6.4 giver Leverandøren ret til øjeblikkeligt at suspendere eller opsige abonnementet uden refusion.

7. Leverandørens forpligtelser

7.1 Leverandøren leverer Tjenesten med almindelig faglig omhu og bestræber sig på at holde Tjenesten tilgængelig 24/7.

7.1.a Tjenesten forudsætter, at Kunden tildeles et dansk erhvervsnummer. Nummeret tildeles af Leverandørens teleudbyder (Twilio) og er underlagt dansk og europæisk teleregulering, herunder krav om godkendt dokumentation. Leverandøren igangsætter tildelingen straks ved oprettelsen, men kan ikke garantere et bestemt leveringstidspunkt, da tildelingen forudsætter tredjeparts godkendelse.

7.1.b Er nummeret ikke tildelt inden for 5 hverdage efter oprettelsen, kan Kunden opsige aftalen med øjeblikkelig virkning og få det betalte beløb refunderet fuldt ud. Leverandøren underretter Kunden pr. e-mail, hvis tildelingen ikke kan gennemføres ved oprettelsen, og igen når nummeret er klar. Abonnementsperioden regnes først fra det tidspunkt, hvor nummeret er tildelt.

7.2 Leverandøren yder support via e-mail på hverdage mellem kl. 9-16 (dansk tid). Almindelige henvendelser besvares inden for rimelig tid, typisk 1-2 hverdage.

7.3 Leverandøren kan foretage planlagt vedligeholdelse, som så vidt muligt varsles på forhånd og placeres uden for normal arbejdstid.

7.4 Leverandøren garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri drift. Tjenesten leveres uden garanteret oppetid (SLA), medmindre andet er skriftligt aftalt.

7.5 Ved længerevarende udfald (mere end 48 timer sammenhængende) kan Kunden anmode om forholdsmæssigt afslag i abonnementsbetalingen for den berørte periode, forudsat at udfaldet ikke skyldes Kundens forhold, tredjepartsudbydere (f.eks. Twilio, Anthropic) uden for Leverandørens rimelige kontrol, eller force majeure.

8. Immaterielle rettigheder

8.1 Leverandøren ejer alle rettigheder til Tjenesten, herunder software, brugergrænseflade, dokumentation, Otto-navn og logo, samt underliggende AI-integrationer og prompts udviklet af Leverandøren.

8.2 Kunden ejer sit eget indhold, herunder de leads, samtaledata, kundeoplysninger og konfigurationsdata, der indtastes eller genereres gennem Kundens brug af Tjenesten.

8.3 Leverandøren får en begrænset, ikke-eksklusiv licens til at behandle Kundens indhold i det omfang, det er nødvendigt for at levere Tjenesten, i overensstemmelse med Databehandleraftalen.

8.4 Leverandøren må anvende anonymiserede og aggregerede data (uden at kunne identificere Kunden eller Kundens slutkunder) til statistik, produktudvikling og benchmarking.

8.5 Kunden må ikke fjerne eller ændre copyright-, varemærke- eller andre ejendomsretlige markeringer i Tjenesten.

9. Fortrolighed

9.1 Parterne behandler hinandens forretningsoplysninger fortroligt og anvender dem alene til opfyldelse af aftalen.

9.2 Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

9.3 Fortrolighedsforpligtelsen omfatter ikke oplysninger, der (a) er offentligt tilgængelige uden Partens misligholdelse, (b) allerede var kendt af den modtagende Part, (c) modtages retmæssigt fra tredjepart uden fortrolighedsforpligtelse, eller (d) skal videregives i henhold til lov, myndighedsanmodning eller retsafgørelse.

10. Ansvarsbegrænsning

10.1 Leverandørens samlede erstatningsansvar over for Kunden under disse Vilkår er begrænset til et beløb svarende til de abonnementsbetalinger, som Kunden har erlagt til Leverandøren i de 12 måneder umiddelbart forud for det forhold, der giver anledning til kravet.

10.2 For krav relateret til behandling af personoplysninger gælder den særskilte ansvarsbegrænsning i Databehandleraftalens pkt. 12.

10.3 Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af data, tabt goodwill, tab af leads eller kunder, eller mistede besparelser.

10.4 Ansvarsbegrænsningerne i pkt. 10.1-10.3 gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, eller hvor præceptiv lovgivning forhindrer det.

10.5 Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for Leverandørens rimelige kontrol (force majeure), herunder nedbrud hos tredjepartsudbydere (Twilio, Anthropic, Vercel, Supabase m.fl.), teleudfald, cyberangreb, myndighedsindgreb, arbejdskonflikter og naturkatastrofer.

10.6 Særligt om AI-genererede svar: For planer der inkluderer AI-genererede svar (Otto), anerkender Kunden, at Otto er en AI-model, og at svar kan indeholde faktuelle fejl, misforståelser eller uheldige formuleringer. Leverandøren er ikke ansvarlig for tab, der skyldes indholdet af Ottos svar, herunder tab som følge af, at en slutkunde handler i tillid til Ottos udsagn om priser, tilgængelighed, aftaler eller lignende. Kunden er ansvarlig for at konfigurere Tjenesten korrekt og for at gennemgå væsentlige henvendelser.

11. Databeskyttelse

11.1 Behandling af personoplysninger reguleres af Databehandleraftalen, som accepteres samtidig med disse Vilkår.

11.2 Kunden er dataansvarlig for behandlingen af sine slutkunders personoplysninger. Leverandøren er databehandler.

11.3 Leverandørens egen behandling af oplysninger om Kunden (f.eks. kontaktperson, faktureringsoplysninger) er beskrevet i Privatlivspolitikken.

12. Ændringer af Vilkårene

12.1 Leverandøren kan ændre disse Vilkår med 30 dages skriftligt varsel til Kundens registrerede e-mailadresse eller ved besked i Tjenestens dashboard.

12.2 Væsentlige ændringer til ugunst for Kunden giver Kunden ret til at opsige abonnementet med virkning fra ikrafttrædelsen, uden yderligere omkostninger.

12.3 Fortsat brug af Tjenesten efter ikrafttrædelsen udgør accept af de ændrede Vilkår.

13. Varighed og opsigelse

13.1 Abonnementet løber fra oprettelsesdatoen og fornys automatisk hver måned.

13.2 Kunden kan opsige abonnementet med virkning fra udløbet af den igangværende betalingsperiode. Der er intet opsigelsesvarsel ud over den løbende måned. Opsigelse sker via dashboardet eller ved e-mail til info@sasolutions.dk.

13.3 Allerede betalte abonnementsbeløb refunderes ikke, medmindre andet fremgår af disse Vilkår.

13.4 Leverandøren kan opsige aftalen med 30 dages varsel uden begrundelse. Ved opsigelse fra Leverandørens side refunderes uforbrugte forudbetalte beløb forholdsmæssigt.

13.5 Leverandøren kan opsige aftalen med øjeblikkelig virkning ved:

• Kundens væsentlige misligholdelse, herunder overtrædelse af pkt. 6.4
• Kundens manglende betaling som beskrevet i pkt. 4.3
• Kundens konkurs, betalingsstandsning eller lignende insolvens

13.6 Ved aftalens ophør:

• Kundens konto sættes på pause, og Tjenesten håndterer ikke længere Kundens indgående opkald.
• Kunden skal selv fjerne viderestillingen på sin mobil (koderne ##61#, ##67# og ##62#), da Leverandøren ikke kan ændre indstillinger på Kundens egen telefon. Indtil viderestillingen er fjernet, sendes opkald fortsat til det tildelte nummer, der dog ikke længere besvares aktivt.
• Kundens konto, opsætning og data bevares i op til 90 dage, så Kunden kan genoptage Tjenesten med sine data intakte ved at oprette et nyt abonnement inden for perioden.
• Kunden kan i denne periode fortsat eksportere sine data.
• Senest 90 dage efter ophør slettes Kundens konto og alle personoplysninger permanent, og det tildelte telefonnummer frigives. Ønsker Kunden øjeblikkelig sletning, efterkommes det, jf. Databehandleraftalens pkt. 10.
• Behandling af personoplysninger efter ophør reguleres i øvrigt af Databehandleraftalens pkt. 10.

14. Overdragelse

14.1 Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder eller forpligtelser under disse Vilkår uden Leverandørens skriftlige samtykke.

14.2 Leverandøren kan overdrage aftalen som led i en virksomhedsoverdragelse, fusion eller lignende omstrukturering, forudsat at den overtagende part påtager sig samme forpligtelser.

15. Lovvalg og værneting

15.1 Aftalen er underlagt dansk ret.

15.2 Tvister mellem Parterne afgøres ved Sø- og Handelsretten i København som første instans.

16. Kontakt

Spørgsmål til disse Vilkår kan rettes til:

SA Solutions ApS · CVR: 46347137 · Assensvej 11, Roskilde · E-mail: info@sasolutions.dk · Telefon: +45 42 25 01 42